Bent u al klaar voor de overstap naar de nieuwe werkkostenregeling (WKR)?

De werkkostenregeling (hierna: WKR) is een nieuwe fiscale regeling ter zake van vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel. De WKR komt in de plaats van de huidige regels voor belastingvrije onkostenvergoedingen. De WKR is in 2011 ingegaan. Voor 2013 mogen werkgevers nog kiezen of men nog gebruik maakt van het huidige stelsel, of dat men overgaat op de WKR. Met ingang van 1 januari 2014 is de WKR verplicht.

De opzet van de WKR is om tot een vereenvoudiging te komen van de regels over onbelaste onkostenvergoedingen aan het personeel. Bij de WKR hoeft niet meer voor ieder personeelslid gedetailleerd de onkostenvergoeding te worden bijgehouden en beoordeeld op fiscale gevolgen, maar vindt de beoordeling van de onkostenvergoeding plaats op het niveau van de onderneming (basis: totale loonkosten).

De WKR heeft de volgende belangrijkste kenmerken:

• Een vast percentage van 1,5% (2013) van de totale loonsom kan onbelast worden vergoed (de zogenoemde vrije of forfaitaire ruimte).
• De werkgever kan vergoedingen aan een werknemer in de vrije ruimte onderbrengen (bijvoorbeeld: een fiets, representatiekosten, een kerstpakket of een tablet). De belastingdienst toetst niet of de vergoeding voor de werknemer zakelijk is (in de oude regeling: onbelast) of privé (in de oude regeling: belast).
• Als het bedrag van de vergoedingen hoger is dan het bedrag van de vrije ruimte, dan moet de werkgever een eindheffing van 80% betalen over het bedrag waarmee de vrije ruimte is overschreden.
• De wetgever heeft een aantal onkostenvergoedingen benoemd, die altijd belastingvrij kunnen worden vergoed (gerichte vrijstellingen). Het gaat hier bijvoorbeeld om reiskostenvergoedingen, vakliteratuur of maaltijden bij overwerk.
• Wanneer een werknemer een bedrag voorschiet voor zakelijke uitgaven, die vervolgens bij de werkgever worden gedeclareerd, dan is hierop de WKR niet van toepassing.
• Vergoedingen in natura worden meestal gewaardeerd op factuurwaarde (incl. btw). Voor sommige kostencategorieën geldt een nihilwaardering, bijvoorbeeld voor op de werkplek ter beschikking gestelde apparatuur of een smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is. Een ander voorbeeld is consumpties op de werkplek (mits geen onderdeel van een maaltijd).
• Vergoedingen hoeven niet op de loonstrook te worden vermeld.
• De meeste vergoedingen hoeven niet meer op werknemersniveau in de loonadministratie te worden verantwoord.

Indien de werkgever een vaste onkostenvergoeding verstrekt, dient inzicht te bestaan in de opbouw van deze vergoeding. Tevens dienen deze kosten te worden onderbouwd. Indien dat niet mogelijk is, dan valt de onkostenvergoeding in de vrije ruimte, waardoor de kans bestaat dat dan 80% eindheffing moet worden betaald.

Als u nog niet bent overgegaan naar de WKR, dan dient u in 2013 tijdig te beginnen met de voorbereidingen. Daarbij komen onder meer de volgende punten aan de orde:

• Een inventarisatie van de huidige onkostenvergoedingen;
• Eventuele aanpassingen van de arbeidsvoorwaarden;
• Wijzigingen in de inrichting van de financiële administratie;
• Wijzigingen in de salarisadministratie.

Hieronder treft u een handige banner, waarmee u wordt doorgeleid naar de werkkostenscan van de SRA (Samenwerkende Registeraccountants & Accountant-administratieconsulenten). U kunt daarmee op een eenvoudige wijze nagaan welke gevolgen de WKR voor uw onderneming heeft.

Indien u over de WKR vragen heeft, dan kunt u contact opnemen met de belastingadviseurs van Rubicon (040-235 34 30).